La transformation digitale bouleverse actuellement de nombreuses industries avec une automatisation qui change la façon dont les gens travaillent. L’automatisation élimine bon nombre de tâches manuelles sur papier répandues dans les entreprises.

Selon le groupe d'analystes IDC, les dépenses mondiales en matériels, logiciels et services permettant l'automatisation des processus métiers dépasseront les 2,1 billions de dollars au cours des quatre prochaines années.

La comptabilité financière est reconnue pour ses processus manuels et sujets aux erreurs, qu’il s’agisse de la comptabilité fournisseur (AP - Account Payable), de la comptabilité client (AR - Account Receivable) et du grand livre (GL). C'est souvent par ces fonctions, ciblées pour leur potentiel de gain rapide, que les entreprises amorcent leur processus de digitalisation, prouvant à l'occasion les avantages de l'automatisation à d'autres fonctions métiers.

1) Accélération des écritures au journal

La saisie manuelle des données via l'interface utilisateur graphique SAP (GUI) est non seulement fastidieuse et chronophage, mais elle peut aussi entraîner des erreurs et partant, des reprises coûteuses.

Des classeurs Excel compatibles SAP éliminent la saisie manuelle des données dans l'ERP. Les équipes comptables peuvent ainsi effectuer leur travail plus vite et avec moins d'erreurs. Elles gagnent ainsi du temps pour analyser les anomalies ou travailler sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.

2) Réduire les goulots d’étranglement de la facturation

À la fin du mois, les équipes AP et AR doivent traiter un grand nombre d'informations et donc entrer manuellement des quantités interminables de données dans l'ERP. L'émission et le paiement des factures sont typiques de ces activités répétitives, à haut volume et à délais contraints, candidates idéales à l'automatisation.

Au lieu de saisir manuellement les factures fournisseurs ou de créer des factures clients via SAP GUI, les équipes AP et AR peuvent utiliser des classeurs Excel basés sur SAP, alimentés par une solution RPA (automatisation robotique des processus) pour résorber leurs arriérés de factures et rester à jour face aux tâches entrantes. Elles pourront traiter plus efficacement les factures avec et sans bons de commande, assurant ainsi les paiements dans les délais, moins d'erreurs de facturation, une diminution des relances et une meilleure relation avec les fournisseurs.

3) Améliorer la précision des master data

La rapidité et l'exactitude des opérations de comptabilité financière dépendent de la justesse des master data. Les erreurs ou omissions dans les fiches clients ou fournisseurs retardent la facturation ou les paiements.

L'automatisation de ces processus permet à l'équipe financière de créer ou de mettre à jour rapidement les master data à l'aide de classeurs Excel ou de formulaires web compatibles SAP.

4) Améliorer la conformité au sein des processus opérationnels clés

Le processus de saisie des données peut être compliqué si plusieurs personnes au sein de l'entreprise doivent fournir ou approuver des données. C'est pourtant souvent nécessaire quand on doit se conformer à des procédures métiers strictes. Là aussi, l'automatisation peut aider. Il est possible, par exemple, de créer une solution de demande de dépenses qui route un formulaire web vers le bon approbateur en fonction du montant de la demande et du code société.

5) Passer moins de temps à préparer les audits

Les audits externes et internes font partie intégrante de la vie de toute équipe comptable et s'y préparer n'a pas à être stressant ou chronophage. Il est possible de créer une solution basée sur Excel capable d'extraire rapidement toutes les données SAP que les auditeurs souhaitent voir, par exemple les factures de plus de 250 000 euros. Ce type d'automatisation permet non seulement de réduire le temps de préparation des audits, mais aussi le temps passé par les auditeurs externes sur place et donc les coûts d'audit.

En plus d'une productivité et d'une efficacité accrues, les entreprises peuvent, grâce à l'automatisation, compter sur une plus grande précision des données et une meilleure conformité aux procédures et réglementations internes et externes. Et lorsque les collaborateurs, soulagés des tâches routinières et répétitives, peuvent se concentrer sur des projets plus stratégiques, le moral s'améliore et l'entreprise en retire plus de valeur.

Sandrine Leon, Sales Director, FBL, Winshuttle