La gestion du risque est une responsabilité du directeur administratif et financier et de la direction générale. Elle intègre la prévention contre la fraude interne ou externe. Pour se protéger, l’entreprise doit se doter de pratiques organisationnelles et de stratégies efficaces pour sécuriser ses processus.
Entre 2018 et 2020, sept entreprises sur dix ont été victimes d’au moins une tentative de fraude et huit entreprises sur dix redoutent un accroissement de ce risque. Les incidents relatifs aux délais de paiement des entreprises ont été multipliés par trois à la fin du mois de mars 2020, conséquence de la crise sanitaire mondiale. Les répercussions sur l’entreprise peuvent être lourdes et l’optimisation des processus visant la maîtrise des risques devient une priorité pour les entreprises.
La gestion du risque et la prévention contre la fraude représentent maintenant un pan entier de la mission des directions administratives et financières. C’est la conséquence de l’instabilité économique, de la montée en puissance de la digitalisation, du durcissement réglementaire et de la lutte contre la corruption.
Pour se prémunir, une sécurisation des processus doit pouvoir être mise en œuvre dès lors qu’ils touchent à la trésorerie de l’entreprise. C’est précisément le cas du cycle procure-to-pay (P2P) qui recouvre l’ensemble des opérations et échanges avec les fournisseurs, de la création des demandes d’achat au règlement des factures en passant par la gestion des fournisseurs. Quelle stratégie adopter face à cette augmentation des fraudes et des anomalies de paiement ?
1) Dématérialiser les fiches fournisseurs
En fonction des prestataires avec lesquels elles traitent, les entreprises ont l’obligation légale de vérifier un certain nombre d’informations lors de la création des fiches fournisseurs. C’est notamment l’un des nombreux volets de la loi Sapin 2 qui réglemente l’obligation d’évaluation des tiers, prévenant ainsi de nombreux risques liés aux fournisseurs. La digitalisation du cycle P2P facilite cette évaluation. Elle permet de vérifier les informations de manière automatique via un portail sécurisé sur lequel les fournisseurs sont invités à enregistrer leurs documents. La digitalisation permet également d’extraire des données et de les recouper pour vérifier leur exactitude. L’entreprise renvoie alors l’image d’une structure responsable qui prend toutes les mesures nécessaires pour pallier les risques fournisseurs.
2) Paramétrer des procédures sécurisées
Les solutions d’automatisation du cycle P2P permettent de moduler l’accès aux informations en fonction des profils des utilisateurs. Chaque profil se voit attribuer le droit d’effectuer un ensemble d’actions dans un cadre strictement sécurisé et paramétré selon les règles internes à l’entreprise. Et puisque le cycle P2P implique un grand nombre de services et de collaborateurs différents au sein de l’entreprise, une stricte séparation des tâches est indispensable. Que l’on soit dans la phase de création de fiches fournisseurs, de commande ou de traitement des factures, chacun a accès uniquement aux informations qui lui sont nécessaires pour la réalisation de ses tâches. Paramétrer ces règles et circuits d’approbation permet d’aiguiller chaque élément vers le bon profil sans erreur possible.
3) Tracer toutes les actions et interactions
Les solutions de digitalisation du cycle P2P permettent de tracer et d’enregistrer toutes les actions effectuées sur un système. En cas d’audit, l’entreprise doit pouvoir retrouver toutes les actions qui prouvent qu’elle a suivi à la lettre les procédures qui lui sont imposées. Elle démontre, en outre, qu’elle a rigoureusement respecté son devoir de vigilance auprès de ses prestataires. Les actions et interactions des collaborateurs sont documentées : l’entreprise est en mesure de dire qui a fait quoi et quand. Elle s’assure que le bon profil a bien effectué les tâches qui lui incombent et qu’il a pu consulter la bonne donnée, au bon moment. Être en mesure de remonter toutes ces informations réduit les risques de fraudes, y compris internes : 47 % des fraudes répertoriées qui ont coûté près de 100 millions d’euros (ou plus) ont été commises... par les collaborateurs eux-mêmes.
4) Accélérer le traitement des factures
Payer ses fournisseurs dans les temps nécessite la mise en place d’un système de réception et de traitement automatique des factures. Cela passe par des bons à payer électroniques, des alertes en cas d’anomalies, des outils de reporting, des indicateurs sur le traitement des factures en cours et des outils de gestion collaboratifs. L’automatisation des étapes de traitement des factures fournisseurs permet d’accélérer les délais, donc de réduire les retards de paiement et d’éviter les pénalités. Cette gestion plus fluide a un impact positif sur la trésorerie et améliore les relations avec les fournisseurs.
5) Effectuer des rapprochements automatiques
Dans le cadre de la digitalisation du cycle P2P, la détection des anomalies permet également de prévenir la fraude. Cette vérification peut se concrétiser par un rapprochement automatisé des documents ou des informations. Par exemple, l’utilisateur est alerté si le RIB du fournisseur présent sur la facture ne correspond pas à celui renseigné dans la base de données fournisseurs. En cas d’alerte, le service comptable va pouvoir vérifier directement auprès du prestataire si ce changement de coordonnées bancaires est légitime. Soit il s’agit d’un simple oubli et le nouveau RIB n’a pas été contrôlé au préalable, soit c’est une tentative de fraude. De la même manière, il est possible de rapprocher automatiquement les factures avec les lignes de commandes ou les bons de livraisons associés afin de détecter tous les écarts.
6) Mettre en place des indicateurs et des outils de suivi de la trésorerie
L'automatisation du cycle P2P, c’est aussi la possibilité de mettre en place des indicateurs et des outils de mesure afin de suivre en temps réel et avec une visibilité accrue l'évolution de la trésorerie, les prévisions associées, les variations d’activités et toute autre donnée indissociable de la performance du cycle P2P. Les gestionnaires des pôles financiers mais aussi les services achats et comptabilité fournisseurs peuvent alors détecter tout dysfonctionnement pouvant entraîner des retards de paiement. Ils sont ainsi en mesure de proposer des stratégies efficaces et parviennent également à exploiter ces différentes informations pour mieux identifier et exploiter les leviers qui fonctionnent. Exemples d’indicateurs en mesure de soutenir efficacement le cycle P2P : le montant des demandes d’achat à valider par rapport au budget restant, le pourcentage de factures liées à des commandes, la mesure du délai moyen de traitement des factures, le taux d’exceptions dans le traitement des factures, le taux de pénalité et le montant des pénalités encourues, etc.
Thomas Honegger, Directeur de la filiale France d'Esker
