La majorité des logiciels utilisés par les experts-comptables génèrent automatiquement les Fichiers des Écritures Comptables sur la base des écritures qui ont été saisies. Cependant, des anomalies se glissent régulièrement dans le FEC. Si elles sont généralement dues à un mauvais paramétrage du logiciel, elles peuvent également provenir d’anomalies comptables, d’une erreur de saisie humaine, de spécificités de l’entreprise cliente...
Au-delà des anomalies qui portent sur la structure du fichier (intitulé des colonnes, encodage des informations, nommage du fichier…), des erreurs peuvent apparaître au sein même des écritures comptables. Elles peuvent être aisément repérées et corrigées en utilisant un logiciel d’analyse du FEC comme MasterFEC, qui a identifié les 4 anomalies les plus fréquentes sur lesquelles les cabinets d’expertise comptable doivent porter une attention toute particulière.
1. La rupture de séquence
Une rupture de séquence dans le numéro d’écriture constitue une anomalie aux yeux de l’administration fiscale. En effet, une telle éventualité laisse généralement penser qu’une ligne a été supprimée du fichier… Ce qui théoriquement est impossible si l’on respecte le principe d’intangibilité des écritures comptables : l’annulation d’une écriture ne peut se faire que par contrepassation.
En cas de rupture, il est fortement conseillé de la justifier dans la notice explicative qui accompagne le FEC. De même, il est intéressant d’expliquer le système de numérotation du fichier, surtout lorsque celui-ci, au-delà de toute anomalie, engendre une forme de discontinuité (par exemple si la numérotation s’incrémente à partir du numéro de mois).
2. Le non-respect des normes du Plan Comptable Général
Le FEC ne doit pas faire apparaître les écritures des comptes 8 et 9, auquel cas il s’agit probablement d’une erreur de paramétrage du module d’extraction du fichier. De même, seuls les libellés et les numéros de comptes du Plan Comptable Général (PCG) sont acceptés par l’administration fiscale, ce qui exclut les normes IFRS et US-GAAP. Les numéros de comptes doivent par ailleurs respecter l’arborescence traditionnelle du PCG : s’ils contiennent des lettres dans les trois premiers caractères par exemple, le FEC sera automatiquement rejeté par l’administration fiscale.
3. Un numéro de compte avec plusieurs libellés
Il peut arriver de trouver plusieurs libellés pour un seul et même numéro de compte. C’est notamment le cas lorsque l’expert-comptable assure une mission de compilation des comptes pour une filiale étrangère d’une société française. En effet, certaines équivalences entre les normes étrangères et les normes françaises du PCG peuvent parfois être imprécises avec un numéro de compte qui correspond à des éléments différents. Par exemple dans le référentiel IFRS, le compte R61300 correspond aux locations et charges locatives, alors que le PCG répartit ces éléments dans trois comptes différents : 613210 Loyers locaux administratifs, 613220 Loyers locaux techniques et 613300 Location du réseau de distribution.
Plus rarement, cette anomalie peut également survenir lorsque l’entreprise cliente a changé de plan comptable en cours d’année (par exemple, en passant du plan comptable des assurances au plan comptable général).
4. Une écriture avec plusieurs libellés
En comptabilité, peu importe le nombre de lignes que comporte une écriture, ces lignes doivent avoir des informations immuables : le même numéro d’écriture, le même libellé, les mêmes dates d’écriture et de comptabilisation… Cependant il arrive que le libellé diffère d’une ligne à l’autre. Ce type d’anomalie est généralement dû à un paramétrage du logiciel comptable, qui relierait les libellés aux mouvements comptables et non aux écritures.
Corriger ou expliquer les anomalies dans la notice qui accompagne le FEC
Même si elles ne sont pas forcément représentatives d’une tentative de fraude, les anomalies présentes dans le FEC peuvent remettre en cause la recevabilité du fichier. Dans tous les cas, elles susciteront l’intérêt des vérificateurs lors d’un contrôle fiscal. Pour anticiper cette éventualité et maîtriser le risque fiscal des clients du cabinet, l’expert-comptable doit être en mesure de repérer et expliquer ces anomalies. A minima, il est primordial de les justifier dans la notice explicative qui accompagne le FEC. Idéalement, le professionnel du chiffre peut utiliser le brouillard comptable de l’ERP pour générer des FEC provisoires qu’il analysera et ainsi corriger les écritures avant leur validation définitive.
