Nous attendons encore les modalités de la généralisation de la facture inter-entreprise (B2B) en France dans le calendrier 2023-2025. Une étude EY est en cours dont les résultats sont attendus pour septembre. Les motivations concordantes de l'Etat visent tout autant à diminuer la fraude à la TVA qu'à accélérer les paiements ou à mieux traquer le respect des délais.

Une chose est sûre : la facture papier doit disparaître.

Cela ouvre un boulevard pour EDI, facture signée, facture PDF simple (non signée), échange XML et le format hybride franco-allemand factur-X.

La simplicité de transmission et de réception du PDF simple masque en définitive des coûts de traitement importants. Une fois reçues, il faut saisir les factures avec ou sans l'aide d'un OCR (reconnaissance optique des caractères) puis procéder à la validation d'un bon à payer. Factur-X, ce nouveau format de PDF hybride porteur d'un fichier XML avec les informations de la facture lisibles par un décodeur XML, concourt à simplifier l'extraction des données et leur inclusion dans les systèmes comptables, sans intervention humaine et sans erreur.

Est-ce compliqué de générer des factur-X ?

Non, c'est même très simple. Il faut modifier son programme de composition de document en y ajoutant l'encodeur factur-X. La plupart des éditeurs s'y sont préparés et le supportent lors d'une mise à jour.

Qu'avez-vous à y gagner ?

Vous facilitez le traitement de lettrage et la validation de vos factures pour vos clients ayant adopté le décodeur factur-X. Et pour les autres, cela ne change rien. Factur-X est un PDF normal pour l'être humain, il peut passer en OCR ou en lecture humaine.

Pourquoi faut-il l'adopter ?

Factur-X est une des mesures à prendre pour éradiquer les délais de paiement, ceux portant sur les délais administratifs. Il fait gagner en fiabilité, en productivité et en ergonomie. Une mesure tactique dont le coût est très faible et le ROI très rapide, fort et durable.

Y a-t-il d'autres mesures à prendre ?

Oui, il faut réfléchir à l'efficacité globale de votre process P2P (Procure to Pay). Essayez de maximiser les bons de commandes préalables ainsi que les réceptions dans vos outils en amont de la réception des factures. Cela facilite l'automatisation des rapprochements. Dotez-vous de process simples et solides de validation. Adoptez des méthodes et technologies pour mieux communiquer l'état de l'encours facture de vos fournisseurs chez vous, par exemple par notification mail de statuts ou portail fournisseur.

Marc Wolff, CEO de Stratow