Une note de frais est un document, dématérialisé ou non, sur lequel figurent les frais engagés par un salarié ou un chef d’entreprise, afin de couvrir les dépenses engagées dans le cadre de sa mission. Cette dépense doit impérativement être effectuée au profit de l’activité professionnelle. Elle doit être justifiée et proportionnelle au modèle économique.

Tous les frais ne peuvent faire l’objet d’un remboursement

Tous les frais engagés par un salarié en déplacement ne sont pas remboursables. La liste ci-dessous indique les quatre types de frais pouvant faire l’objet d’un remboursement.

• Les frais de déplacement : tout d’abord, si le salarié utilise son véhicule personnel, il peut se faire rembourser son trajet en percevant des indemnités kilométriques (en signalant le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule utilisé). Dans les autres hypothèses, il est possible de se faire rembourser ses frais de déplacement mais à deux conditions : le lieu en question doit être situé à plus de 50 km du lieu de résidence du salarié et le trajet ne peut pas être effectué en moins d’1h30 en transports en commun.
• Les frais de restauration : ils sont pris en charge dans leur totalité.
• Les frais d’hébergement : ils sont également pris en charge dans leur ensemble.
• Les frais de télétravail : en raison du développement croissant de ce mode de travail, il est nécessaire que les frais qui y sont liés soient remboursés. Ce qui est pris en charge peut varier en fonction de la situation, mais le principe est de prendre en charge une partie du loyer du salarié ou encore, une partie de son forfait internet ou mobile.

Il est impératif de respecter certaines règles

Concernant le salarié, la règle d’or est de prouver l’existence de la dépense par le biais d’un justificatif.

A propos des dépenses de restauration, il est impératif d’inscrire sur la facture (qui est préférable à un simple ticket de caisse ou à un reçu de carte bleue) le motif de l’invitation ainsi que le nom des personnes invitées. Quant aux dépenses liées à l’hébergement, elles sont remboursées si le domicile du salarié n’est pas desservi par les transports en commun ou si le salarié ne peut tout simplement pas rentrer chez lui en raison de l’éloignement. Aussi, il faut préciser que la TVA relative à cette dépense n’est pas récupérable.

Concernant l’entreprise, la gestion comptable doit se tourner vers le site de l’Urssaf pour pouvoir calculer les notes de frais. De plus, ces dernières sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise et sont exonérées de cotisations sociales, dans la mesure où les plafonds décidés par l’administration ne sont pas dépassés.

En conclusion, une bonne gestion des notes de frais consiste prioritairement à conserver les preuves

En effet, ce qui est primordial est de conserver toutes les preuves que le salarié confie à la gestion comptable de l'entreprise.

Tout d’abord, le salarié qui en bénéficie ne doit pas hésiter à demander des factures au restaurateur ou à la réception de l’hôtel, plutôt que de fournir seulement des tickets de caisse ou des reçus de carte bancaire, ces derniers constituant un justificatif de moindre importance. 

De plus, il est préférable, pour le salarié, de fournir ces justificatifs le plus tôt possible à l’employeur, sous peine de se voir refuser le remboursement s’il le fait trop tardivement. Enfin, il est fait appel à la responsabilité et à l’honnêteté du salarié, qui doit rester raisonnable dans ses choix lors de ses déplacements.

Flora Ait-namane