La question se pose tout d’abord de savoir pourquoi il est nécessaire d’avoir une bonne organisation administrative et comptable dans son entreprise, peu importe sa taille.

Il s’agit en premier lieu de veiller à la conservation de tous les documents nécessaires, dont la perte pourrait d'ailleurs entraîner des sanctions. En effet, certains documents doivent être conservés pour une certaine durée exigée par la loi. C’est le cas par exemple des livres comptables ou encore, des documents sociaux (fiches de paie…).

En second lieu, il s’agit de pouvoir garder un œil sur la gestion et l’avancée de son entreprise. Conserver et classer correctement ses documents permet de connaître ses prochaines échéances, de prévoir des dépenses ou des recettes. Une bonne organisation permet de gagner du temps tout en optimisant la gestion de son entreprise.

Le classement des documents, élément le plus important d’une bonne organisation comptable

Classer ses documents reste l’un des éléments essentiels pour s’assurer de la bonne organisation administrative et comptable de son entreprise, malgré l’essor de la numérisation. En la matière, les conseils fondamentaux sont les suivants.

Il faut classer les documents d’abord selon leur nature (fiscal, social, juridique, achat, vente…) puis par ordre chronologique. Un classement efficace et pertinent permet un gain de temps précieux afin de retrouver des documents, que cela soit pour gérer ses relations avec d’autres entreprises, avec sa banque ou même avec l'administration fiscale.

Même si ces tâches peuvent sembler fastidieuses de prime abord, elles deviennent très rapidement un réflexe avec l’habitude. Le plus important reste d’établir une bonne méthodologie de classement des documents qui soit à la fois simple à comprendre et rationnelle.

Les quatre règles relatives à l'enregistrement des documents

Le Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables a fait paraître une série de conseils pour les petites entreprises en matière de comptabilité. Il conseille ainsi notamment d’enregistrer correctement et sans délai les opérations tout en respectant quatre critères : l’exhaustivité, la réalité, l’exactitude et la bonne période. En d’autres termes, en procédant à l’enregistrement d’un document, il faut s’assurer que :

• toutes les opérations ont bien été enregistrées ;
• tout enregistrement est justifié par une opération ;
• l’enregistrement ne comporte aucune erreur ;
• chaque opération est rattachée à la bonne période.

En outre, l'Ordre recommande aussi de vérifier que les biens matériels et immatériels sont correctement protégés tant physiquement (armoire à clef, coffre…) que juridiquement (assurance).

Quant à la tenue de la comptabilité, le dirigeant peut l’effectuer lui-même selon ses compétences et le matériel à sa disposition, mais il peut aussi parfaitement faire appel à un professionnel pour l’assister dans cette tâche. Nous conseillons dans ce cas de faire jouer la concurrence, car le recours à un expert-comptable peut coûter cher. En revanche, l'aide apportée est indéniable. Outre le soutien dans la comptabilité et l'organisation de l'entreprise, un expert-comptable conseille et assiste les organisations sur les plans juridiques et fiscaux. Le plus important reste de bien comprendre ses besoins et d'établir une répartition des tâches rationnelle et cohérente.

Raphaël Lichten