L’Arcep a accordé à la Poste une autorisation d’augmentation spectaculaire pour les 4 prochaines années en réponse à l’érosion permanente du volume de courrier postal en France.

Au-delà du fait que l’on peut s’interroger sur la méthode (quelle entreprise peut se permettre une forte augmentation de prix quand ses parts de marché sont menacées ?), on peut imaginer que cette augmentation du prix va immanquablement accroître la motivation des entreprises qui poussent à la dématérialisation pour diminuer leurs coûts - l’affranchissement pesant 80 % du coût d’un courrier de gestion -, et donc accélérer la baisse des volumes. On entre dans un cercle vicieux…

Les économies sur l’affranchissement vont encore gagner des places dans les priorités des entreprises. Pour ce faire, il n’existe que deux méthodes : optimiser l’affranchissement ou… le supprimer.

L’industrialisation, premier pas vers l’optimisation de l’affranchissement

L’affranchissement peut être optimisé de différentes façons : le regroupement, et donc la massification, des flux dans le but d’obtenir un tarif "courrier industriel" dégressif grâce à l’envoi en nombre ; la modification du délai de distribution ; la diminution du nombre d’envois grâce au regroupement de plis, d’échéances, etc. ; ou la diminution du poids des plis grâce à un papier plus léger, à l’impression recto-verso ou plus dense, etc.

L’optimisation passe par la combinaison de toutes ces techniques et, forcément, une refonte de la composition des documents et des processus qui les produisent et les routent en faisant appel à des outils de plus en plus sophistiqués.

C’est le métier d’un prestataire éditique que de mettre à disposition des entreprises les plateformes et services pour accompagner cette mutation et optimiser de façon importante les coûts d’affranchissement grâce à l’industrialisation et la massification des traitements (de 5 à 30 %).

Le courrier hybride, étape nécessaire vers le zéro papier

Pour la dématérialisation des courriers sortants, si l’économie est spectaculaire, les freins restent nombreux.

Le premier réside en la nécessaire adhésion du destinataire au système. Si à titre personnel les échanges électroniques dominent les relations épistolaires, pour les documents engageants (commandes, factures, contrats, arrêtés de situation, relevés decomptes, attestations, etc.) les consommateurs sont encore nombreux à préférer le papier et n’apprécient pas du tout la dématérialisation forcée imposée par un fournisseur, surtout s’il est le seul à bénéficier de l’économie générée.

Le cadre législatif ou règlementaire peut aussi être un puissant frein quand il désigne spécifiquement un processus physique comme la « lettre recommandée ». Si l’on ajoute que le système de distribution postale s’appuie sur le cadastre qui établit de façon indiscutable l’"identification" du destinataire, on constate un écart important avec les adresses électroniques qui, seules, nepermettent rien de tel.

Enfin, et ce n’est pas anodin, le passage du papier à l’électronique suppose une refonte des documents, des processus métiers producteurs, des méthodes d’envoi et de gestion de la non distribution. La complexité ne fera que s’accroître avec la multiplicité des canaux car il est illusoire de penser que le passage à la dématérialisation se fera totalement et rapidement. Les flux seront hybrides pour des périodes probablement assez longues.

Basculer vers la dématérialisation nécessite l’accompagnement d’un professionnel et il est sage d’en choisir un qui dispose de la double compétence, papier et électronique, car deux choses sont certaines : le prix du timbre va continuer à augmenter, et la cohabitation de flux hybrides va s’accroitre, rendant de plus en plus complexe l’homogénéisation des flux documentaires entre clients et entreprises.

Eric BLAT, Directeur Marketing & Alliances Numen