La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une composante majeure du « choc de simplification », initié en France dans le cadre du pacte national pour la croissance, la compétitivité et l'emploi. L'objectif est de remplacer les déclarations sociales et administratives, envoyées à différents destinataires et à des échéances variées, par une déclaration mensuelle et une déclaration évènementielle transmise via un canal unique, le portail net-entreprises.fr. Une obligation de passage anticipé à la DSN, dès la paye d'avril 2015, a été décidée pour les grandes entreprises et les cabinets comptables. Toutefois, dès le 1er janvier prochain, elle concernera toutes les sociétés françaises employant des salariés. Une évolution, qui impacte aussi bien le SI, avec la mise en place de logiciels adaptés, que l'organisation et, notamment, les directions des ressources humaines.

mc2i Groupe a mené en mars 2015 une enquête en ligne* auprès de ses clients pour connaître leur avancée et leur ressenti sur cette évolution majeure. Des enseignements précieux, qui rappellent aux entreprises l'importance de ne pas attendre l'échéance du 1er janvier 2016 pour se lancer dans la DSN.

Un passage majoritairement perçu comme une contrainte

55% des répondants à l'enquête menée par mc_i Groupe, principalement issus de grands groupes (94% étant concernés par la règlementation anticipée), perçoivent ce projet comme une contrainte, tandis que moins d'1 sur 2 (45%) y voient une opportunité.

Cependant, quelle que soit leur opinion sur le sujet, dès le mois de mars 2015 dernier, 90% d'entre eux avaient amorcé leur passage à la DSN.

Un impact attendu sur l'organisation

Les contraintes liées au passage à la DSN apparaissent plus de l'ordre organisationnel (68%) que réglementaire (47%). Il semblerait que l'aspect législatif du dispositif soit désormais maîtrisé. En revanche, en matière d'organisation, les entreprises redoutent de nombreux impacts, notamment pour tout ce qui concerne l'adaptation des processus (49%) nécessaires à sa mise en place.

Pour autant, seule 1 entreprise sur 2 avait déjà déterminé son organisation au moment de l'enquête. Celles de plus de 10 000 salariés ont, pour la plupart, opté pour un mode décentralisé. Enfin, la moitié des répondants avait déjà mis en place un dispositif transitoire.

De la nécessité d'anticiper la DSN

Selon le cabinet mc2i Groupe, il est primordial que les entreprises anticipent leur passage à la DSN. Dès à présent, toutes sont invitées à le faire, avec la possibilité de la transmettre en remplacement de 6 déclarations :
- L'attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières (DSIJ)
- L'attestation employeur, destinée à Pôle Emploi (AE)
- La déclaration et l'enquête de mouvements de main d'œuvre (DMMO et EMMO)
- La radiation des contrats groupe d'assurance complémentaire et supplémentaire
- La déclaration des cotisations URSSAF (DUCS, TRA)
- Le relevé mensuel de mission (RMM) pour les entreprises de travail temporaire

« La DSN est censée simplifier les démarches sociales et administratives des entreprises et ce sera certainement le cas à terme. Mais cette évolution nécessite certains changements majeurs, qui passent par l'installation de nouveaux logiciels et procédures RH. Cela peut prendre du temps et il est essentiel d'avancer pas à pas pour être prêt lorsque l'obligation sera généralisée au 1er janvier 2016 », explique Bertrand DAMON, expert de la DSN au sein du cabinet mc2i Groupe.

Accompagner l'entreprise à tous les stades

Pour accélérer et industrialiser les différentes phases projets, mc2i Groupe a développé un kit méthodologique éprouvé, qui profite de son expertise dans le domaine des ressources humaines.

- Un premier outil permet d'apprécier la différence quantitative des structures entre les nouvelles versions logicielles et les différentes phases de la mise en place. Cette analyse est complétée par l'apport d'une expertise métier sur les aspects qualitatifs, qui tient compte des spécificités de chaque entreprise. Basée sur des outils bureautiques facilement déployables, elle constitue un point d'entrée important pour calibrer les dispositifs à instaurer durant les phases projet ou recette.

- Le second outil est destiné à l'étape d'industrialisation de la recette de masse, éprouvée par les consultants du cabinet. Son premier objectif est de transposer le fichier DSN dans un format exploitable. Le second consiste, par effet de comparaison, à rapprocher les éléments DSN à ceux relatifs à la GA Paye, qui sont extraits des systèmes de paye des entreprises.

Conduite du changement et organisation : des étapes à ne pas négliger

La phase de conduite du changement est une étape clé dans la réussite d'un dispositif DSN. A ce niveau, mc2i Groupe présente une méthodologie basée sur la diffusion de clips vidéo très pédagogiques, adaptables au contexte de déploiement de ses différents clients. Ces formations peuvent prendre une forme présentielle ou e-learning.

Sur l'aspect organisationnel, autre point clé du succès, mc2i Groupe propose aux entreprises qui n'auraient pas démarré leur projet de réaliser un audit sur des axes d'analyse pertinents (niveau de dématérialisation et d'automatisation, niveau de fiabilité et de contrôles, modalités de gestion des portefeuilles,..), permettant d'émettre des recommandations, notamment pour définir les trajectoires vers une organisation cible. Ses consultants peuvent également intervenir sur la modélisation des processus RH.

Enfin, mc2i Groupe recommande d'effectuer un diagnostic de conformité, afin de déterminer le niveau d'effort pour passer à la DSN. Cette offre structure un certain nombre de questionnaires sur des aspects liés tant au SI qu'au processus et qui permettront d'initier le plan du projet.

« Dans la mise en place de la DSN, il y a deux aspects importants : d'une part, la progressivité des phases qui se succèdent et, d'autre part, les différentes versions logicielles intégrant des modifications, dont il faudra tenir compte. Pour ne pas subir ces effets, il est important de profiter d'un accompagnement sur mesure », conclut Marie-Laure Codaccioni, Consultante Manager au sein du cabinet mc2i Groupe.

* Plus de 50 entreprises ont répondu à cette enquête en ligne au mois de mars 2015