Une tribune de Klaus Schulz, Responsable marketing produit senior pour PFU. L’impact qu’a eu la technologie sur chaque secteur d’activité tout au long du développement de l'informatique des cinquante dernières années est considérable. La comptabilité n'est pas différente, bien que peut-être, elle se soit montrée plus résistante au changement par rapport à d'autres secteurs.
Aujourd’hui, nombre de services de comptabilité disposent d’un endroit où sont entassés classeurs de documents et archives remplis d’années de paperasse. Actuellement encore, beaucoup de petites entreprises traitent des milliers de documents financiers sous forme papier. Il est temps d’accélérer la transformation numérique.
Il est couramment admis que la numérisation réduit le temps et les erreurs de traitement, contribue à une meilleure gestion de la trésorerie et favorise la transparence des revenus. Elle facilite également la prise de meilleures décisions par les chefs d'entreprise sur la manière d'améliorer la performance de leur société et peut ainsi contribuer à développer une organisation plus compétitive. Les cabinets d’expertise comptable peuvent quant à eux valoriser leur mission de conseil, libérés de l’opérationnel.
La transformation digitale en ordre de marche
Mise en place de la déclaration sociale nominative (DSN), gestion électronique des documents, généralisation de la e-facture ou adoption du bulletin de paie électronique… Pour les cabinets d’expertise comptable aussi, la transition digitale vient bouleverser les processus de travail comme les attentes des clients. Côté métier, les opérations de saisie comme l’ensemble des méthodes de tenue comptable s’automatisent et s’accélèrent. Un changement qui nécessite formation et pédagogie dans un secteur où la référence papier est encore importante.
Cependant, des freins réels persistent dans le passage au zéro papier. Problématiques d’archivage, d’hétérogénéité de processus (certification, transmission, validation…), persistance de verrous réglementaires et habitudes de gestion des dirigeants constituent encore des obstacles à la digitalisation complète de la chaîne financière et comptable.
Abandonner Excel pour une comptabilité moderne
Ainsi, selon l’ICAEW, les feuilles de calcul Microsoft Excel restent parmi les outils les plus populaires dans le portefeuille du comptable. En France, selon une étude menée par Sage, 32 % des experts-comptables ont recours à des méthodes manuelles pour la tenue des comptes de leurs clients, 25 % d’entre eux utilisant Excel et 7 % des notes manuscrites. Aux États-Unis, 63 % des entreprises utilisent encore ce logiciel pour la budgétisation et la planification à long terme selon l'édition 2016 du rapport de Robert Half, « Benchmarking the Accounting and Finance Function ».
Bien qu’Excel puisse aider à réaliser un grand nombre de tâches, soit facilement disponible et largement utilisé dans le monde entier, il n'est cependant pas suffisamment sophistiqué pour la comptabilité moderne. Le logiciel n'a pas beaucoup évolué depuis 1993 ; en outre, une étude de l'Université d'Hawaï a montré que 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Les entreprises se doivent de rechercher des solutions plus modernes pour tenir leur comptabilité.
Le changement arrive
Bien placée pour mesurer au quotidien les atouts de la dématérialisation, ses bénéfices sur l’évolution de compétences et des périmètres d’intervention, la fonction comptable s’est déjà largement engagée dans ce mouvement et demande un accompagnement fort des fournisseurs de solutions.
En effet, malgré une certaine défiance vis-à-vis des technologies, les experts-comptables admettent que l’automatisation est un élément clé de leur avenir. Toujours selon l’étude de Sage, 86 % des experts-comptables perçoivent les bénéfices apportés par la technologie en leur permettant de se libérer de leurs tâches administratives. Ils peuvent se concentrer ainsi sur leur mission de conseil à valeur ajoutée.
En effet, parmi les professionnels, se diffuse le sentiment que la digitalisation de la comptabilité n'est plus une option mais devient bel et bien une nécessité. L'un des principaux moteurs de cette tendance se trouve dans les obligations de conformité. Les experts-comptables doivent être à jour des changements de lois et de règlements très nombreux en France ces dernières années. L’implémentation de logiciels de comptabilité peut maintenant accomplir le plus gros du travail lorsqu’il s'agit de traiter les données pour la conformité des rapports financiers. De plus, ces logiciels sont automatiquement mis à jour pour intégrer les dernières modifications législatives ou réglementaires.
Klaus Schulz, Responsable marketing produit senior pour PFU
