À la veille de la pause estivale, les chefs d’entreprise peuvent, enfin, prendre du recul et penser à l’amélioration de l'organisation de leur structure. Souvent perçues comme une corvée, la gestion administrative et financière peuvent être optimisées via une fluidité des process ou encore une digitalisation des outils. Les explications de Céline Prestat, expert-comptable associée au sein du groupe Exponens en charge de développer l’accompagnement des clients vers la digitalisation.
Lorsqu’on constate que 90 % des entreprises ne relancent pas leurs impayés par manque de temps et que 25 % des défaillances des entreprises sont liées à un problème structurel, nous en concluons, assez facilement, que les dirigeants ont besoin d’aide pour structurer leur process. Dans les petites structures les postes d’assistants ont disparu, les chefs d’entreprise se retrouvent à gérer les RH, la comptabilité et l’administratif. Il faut donc les accompagner en les aidant à réfléchir sur leurs pratiques actuelles, afin qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier, le développement de leur business.
Un diagnostic de l’organisation de l’entreprise en cinq étapes clés :- Clarifier l’organisation de la gestion administrative : fournir une vision claire et structurée de l’organisation actuelle, identifier les points de blocage et les opportunités d’amélioration. Les process sont-ils écrits ?
- Optimisation organisationnelle et équipement : analyse de la gestion des achats, de la gestion RH et des processus administratifs. Qui fait quoi et avec quels outils ?
- Simplifier les relations avec les clients, fournisseurs et l’expert-comptable : rationaliser les flux de travail, les communications, préparer et finaliser les bilans comptables plus rapidement. Qui fait le suivi des factures impayées ? Comment les clients sont-ils relancés ?
- Digitalisation des outils : introduction d’outils numériques pour automatiser et simplifier les processus, facilitant ainsi la centralisation et la gestion efficace des données. Éviter les tableaux Excel en doublon.
- Assistance réglementaire : conformité aux nouvelles exigences légales, telles que la facture électronique et la cybersécurité.
Capitaliser sur son organisation pour augmenter sa productivité
En adoptant une approche digitalisée et en externalisant certaines tâches, les entreprises peuvent non seulement gagner du temps, mais aussi transformer des obligations fastidieuses en processus fluides et efficaces. Par exemple, grâce à la data visualisation, elles obtiennent une vue d'ensemble claire et régulière de leurs performances, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques et leur permettant une meilleure gestion des périodes moins rentables. De plus, une structuration adéquate des processus internes, avec des procédures écrites et améliorées, permet de réduire les tâches inutiles, créant ainsi un cercle vertueux où tout le monde est gagnant. Rédiger des procédures garantit la continuité en cas d'absence et évite les doublons, tout en permettant une extraction efficace des données comptables. Par ailleurs, le besoin croissant de tableaux de bord pour un suivi global et efficace, ainsi que la disponibilité des données pour générer des indicateurs précis et des prévisionnels de trésorerie, est essentiel pour une gestion optimale. En outre, se conformer aux nouvelles régulations, comme la facture électronique et la piste d'audit fiable, est crucial pour pouvoir continuer son activité.
