SuperShuttle International Inc. est le leader sur le marché des navettes aéroports avec plus de 8 millions de passagers chaque année dans 35 des 50 plus grands aéroportsaux Etats-Unis. L'offre de l'entreprise s'étend aussi aux services de voitures privées, de taxis et de bus.

Le Challenge

SuperShuttle opère dans 35 sites différents à travers les Etats-Unis. Chaque entité gère sa comptabilité localement. Wade Pennington, Group Corporate Controller de SuperShuttle témoigne : « Etant donnée la diversité de nos opérations, notre plan de comptes est conséquent. Nous justifions environ 3000 comptes de bilans répartis sur nos 40 entités. Pourtant, nous traitions ces réconciliations sur Excel et par mail, ce qui était un processus long et inefficace pour gérer toutes nos opérations».

Le manque d'efficience n'était pas le seul élément déclencheur pour SuperShuttle : l'environnement de travail du département comptable devait s'améliorer. « Une grande partie du temps de travail des comptables était passé à travailler sur des fichiers Excel, imprimer des pièces justificatives, les regrouper et les scanner avant de les archiver dans un dossier partagé », déclare Wade Pennington. « En terme de bénéfices, notre objectif premier n'était pas tant de réduire les coûts que d'améliorer la qualité du travail de nos équipes. Nous voulions que le département financier et comptable se focalise plus sur l'analyse et sur des activités à valeur ajoutée ».

Pourquoi BlackLine ?

Wade Pennington et son équipe avaient des besoins clairs : une plateforme qui non seulement automatise le processus de clôture mais qui apporte une visibilité totale sur ce processus. « Nous avions besoin d'une solution indiquant clairement le statut de nos justifications à tout moment afin de nous assurer que notre processus de réconciliation était bel et bien géré par nos équipes ».
L'équipe a étudié les solutions proposées par différents éditeurs, et a finalement séléctionné Account Reconciliations et Task Management de BlackLine. « BlackLine semblait être de loin la solution la plus fiable et performante du marché », certifie WadePennington. « C'est également la solution la plus utilisée sur le marché avec beaucoup de retours d'expérience clients satisfaits. Nous avons constaté que de grandes entreprises utilisaient BlackLine avec succès ».

SuperShuttle s'est appuyé sur l'équipe service de BlackLine pour déployer la solution rapidement et aisément. « Notre spécialiste BlackLine nous a très bien guidé pour la mise en place et l'utilisation de la plateforme », affirme Wade Pennington. « Il nous a facilité la tâche et accompagné tout au long du processus d'implémentation de la solution ».
Pour encourager les utilisateurs à se familiariser avec la plateforme, l'équipe a proposé des cours en ligne sur BlackLine U, bien avant le déploiement de la solution. Selon Christy Weems, Accounting Manager chez SuperShuttle : « Tout le département était très impatient d'utiliser la plateforme BlackLine. Ils ont obtenu l'aide et le soutien dont ils avaient besoin ».
Wade Pennington ajoute : « Le produit en lui-même est très intuitif et BlackLine assure l'adoption par les utilisateurs grâce à des modèles standards disponibles, des exercices ainsi que des cours explicatifs de la plateforme en ligne sur BlackLine U. Ce n'était pas difficile de convaincre nos équipes : une fois que nous leur avons montré le produit et son fonctionnement, ils ont tout de suite constaté la valeur ajouté de BlackLine et le gain de temps qu'ils allaient réaliser chaque fin de mois ».

Les Bénéfices

Suppression des tâches manuelles pour permettre aux équipes comptables de se concentrer sur les comptes à risque. Avec BlackLine, Wade Pennington et son équipe ont atteint leur objectif d'améliorer l'environnement de travail des équipes comptables. « La comptabilité peut être un travail répétitif et nous nous efforçons d'améliorer les conditions de travail des employés. Nous souhaitons qu'ils passent plus de temps à analyser les comptes et découvrir les éventuelles zones de risque plutôt qu'à des tâches administratives. Avec BlackLine, les équipes peuvent se focaliser sur cela et ainsi minimiser le risque dans nos comptes ».

Meilleure visibilité. BlackLine a aidé SuperShuttle à centraliser son processus de clôture,l eur offrant une visibilité totale sur l'ensemble des entités. « Disposer d'une visibilité en temps et en heure sur l'état d'avancement des justifications est un avantage important», précise Wade Pennington. « BlackLine est la plateforme idéale pour des entreprises décentralisées ayant une volumétrie importante de comptes de bilan à justifier. L'information remontée en temps réel est précieuse. BlackLine est réellement notre outil de référence ».
La visibilité esté galement clef pour l'audit de fin d'année. « Nous allons économiser un temps considérable pour mettre à disposition des justifications de comptes puisque toute l'information dont nous avons besoin est directement accessible sur la plateforme », précise Christy Weems. « BlackLine va rendre nos clôtures annuelles beaucoup plus efficaces ».

Gain de temps sur la préparation et la revue des justifications. BlackLine a permis au département comptable d'économiser du temps à chaque fin de mois pour réconcilier les comptes. « BlackLine a largement optimisé le temps que les équipes consacraient aux réconciliations », confirme Wade Pennington. « Celam 'a également offert un gain de temps, puisque je peux revoir les réconciliations beaucoup plus rapidement et de manière efficace ».

Réduction du risque. Grâce à BlackLine, Wade Pennington et son équipe peuvent piloter les justifications de comptes à haut risque plus efficacement. « Nous pouvons créerd es tableaux de bords illustrant le statut des réconciliations de comptes clés. Notre processus de clôture dure trois jours, ce qui est un délai très court pour approfondir certains comptes. Avec BlackLine, nous pouvons voir rapidement si nos bilans financiers sont corrects, ce qui nous aide beaucoup dans le processus de clôture en fin de mois ».