La mise en place de la facture électronique va être progressive avec une longue période de transition durant laquelle les factures scannées et les factures au format Factur-X vont cohabiter. Anticiper cette cohabitation est indispensable.

Avec l'arrivée de la facture électronique, la lecture automatique des factures scannées, comme il existe, n'a plus de sens. Les données seront transmises par une machine et lues directement par une autre machine... et tout cela dans deux ans maximum. Mais est-ce si sûr ? Ne serait-on pas à nouveau dans une idée reçue ?

Comme souvent dans les systèmes automatisés, le diable se cache dans les détails, et dans le timing.

Il est évident qu'il est possible de transmettre des informations normalisées entre deux machines et qu'un tel système évite plein d'erreurs. Cependant, la réalité d'échange, dans le domaine de la facturation qui n'est pas normalisé fonctionnellement et où la facture fait encore beaucoup office d'image de l'entreprise ou du service, est plus complexe.

Une facture est plus qu'un fournisseur et un montant

Trop souvent, la facture est assimilée à son en-tête et son pied de page, la date, le fournisseur, le montant HT, TTC et la TVA... C'est un bon début mais c'est très loin de refléter le contenu d'une facture.

En moyenne (source : Conciliator Expert), une facture contient 43 données différentes. Les lignes sont nécessaires pour traiter le contenu de la facture (par exemple pour savoir précisément ce qui a été facturé, si c'est conforme à la commande) et certaines lignes amènent de la complexité : remises, commissions, invendus, frais de port, taux de TVA reportés pour synthèse...

Cela signifie que si on veut traiter intégralement en automatique une facture, il faut que toutes ces données soient définies de façon commune pour l'ensemble des acteurs (agriculteurs, laboratoires pharmaceutiques, librairies, tabacs, fournisseurs d'énergie...) ainsi que la structure hiérarchique associée à ces données (par exemple des sous lignes).

Ce travail de normalisation s'apparente à celui qui a été réalisé pour la DSN depuis 2015 et celui-ci n'est pas encore tout à fait terminé (tous les cas de toutes les professions ne sont pas traités). La norme actuelle Factur-X le prévoit bien avec des profils embarquant de plus en plus de données mais restant au bon vouloir du fournisseur.

On peut donc considérer que les débuts de la facture électronique seront avec des données très pauvres, comme ce qui se fait actuellement pour Chorus. Ces données ne traitant pas tous les cas, la facture non électronique va alors résister un bon moment !

L'image de la facture va rester

Le format officiel de facture électronique s'oriente donc vers le format Factur-X, un format qui conserve, en plus de données structurées, l'image de la facture. C'est heureux car cela permet de laisser une possibilité de contrôle par un être humain. Cependant, ce format est souple et n'oblige pas à mettre toutes les données de façon structurée. De plus, rien ne permet d'assurer que les données structurées sont conformes à l'image associée, ce qui peut être assez embêtant si la conformité de la facture est réalisée par une personne qui la lit.

Pour exploiter pleinement le contenu des factures, il faudra donc continuer à lire l'image pour compléter les données de la facture (et ce sera évidemment les cas les plus complexes) car le pire pour exploiter des données est de n'avoir qu'une partie des factures avec l'ensemble des informations. Dans ce cas, l'analyse ne se fait que sur les données disponibles et est donc fausse.

L'autre élément qui nécessitera de continuer à lire la facture est le fait de contrôler que l'image présentée est bien conforme aux données XML fournies. Ce cas est particulièrement important pour la fraude : l'humain validant l'image, il serait possible de faire entrer dans le système une autre information que celle validée visuellement. Avant que la supercherie ne soit dévoilée, il pourrait se passer beaucoup de temps.

La mise en place du système va être longue et progressive

Ces éléments posés, il semble difficilement imaginable que la facture sera électronique à 100 % à court terme (trois ans). Cela signifierait que l'ensemble des fournisseurs (français et étrangers) soient capables de fournir des factures détaillées pour tous les cas au format attendu en ayant transformé leurs systèmes d'informations (quand ils en ont un). Même avec des éditeurs très réactifs, des clients qui passent sur la dernière version du service de l'éditeur en reparamétrant leur génération de facture, la situation semble difficilement envisageable au vu des chiffres que nous constatons au quotidien.

Par exemple, nous constatons près de 2 % de factures manuscrites déposées sur Conciliator Expert, un taux qui monte à près de 4 % dans le domaine agricole (statistique réalisée sur 870 000 factures entre novembre 2020 et janvier 2021).

Dans ces conditions, une période de transition longue va apparaître durant laquelle des factures électroniques et des factures scannées vont cohabiter. A moins de saisir manuellement les factures non électroniques, il est fondamental de se doter d'un système capable de traiter les deux formats indifféremment.

Xavier Gaulle, VP Product chez Dhatim