Simplification, sécurisation, clarification... externaliser la paie est devenu un enjeu stratégique pour beaucoup de TPE-PME. Un traitement délégué qui leur permet d'accroître leur performance et de se concentrer sur leur cœur de métier. Analyse.

Complexe, mouvante et très dépendante de la réglementation, la gestion de la paie dans les TPE-PME nécessite un bon équipement en logiciels mais aussi et surtout une veille constante et des collaborateurs dédiés, rompus à la lecture des nouvelles réglementations. Déclaration sociale nominative, dématérialisation du bulletin de paie, prélèvement à la source, chômage partiel... le processus d’élaboration des salaires et traitements nécessite autant d’agilité que de sécurité, d’autant que l’entreprise a multiplié durant la dernière décennie les échanges avec les organismes tiers sociaux. Seulement, comment trancher entre l’internalisation et l’externalisation pour optimiser la productivité de l’entreprise ?

Des critères à apprécier

L’entreprise a nécessairement recours à un logiciel pour l’édition de ses bulletins. Bien souvent, la masse critique de l’effectif de l’entreprise ne permet cependant pas d’avoir un service RH ou DAF important. Survient souvent le niveau de complexité des calculs de paie et des spécificités liées au domaine d’activité de la TPE-PME. Ou encore la gestion des statuts pouvant être différents d’un salarié à un autre, voire une cohabitation de différentes conventions collectives. Ce qui veut dire que le gestionnaire de paie en interne doit jongler avec les différents profils. Mais aussi qu’il se forme régulièrement pour maîtriser le droit social et les avancées tant réglementaires que technologiques impactant le traitement des salaires. Le coût de production d’un bulletin de paie et le budget consacré à la gestion de la paie peuvent donc rapidement s’envoler en matière de charges fixes.

Les bonnes raisons de l’externalisation

Le premier argument qui plaide en faveur de l’externalisation est bien entendu le temps libéré en interne. Le second est celui d’une réduction des coûts pour l’entreprise, qui allège son équipement d’édition de paie mais aussi celui de la veille réglementaire. Le troisième et non des moindres : l’entreprise gagne en sécurité puisque les évolutions réglementaires et juridiques sont mises à jour automatiquement et déléguées au prestataire externe. En effet, une mauvaise gestion de la paie peut vite s’avérer explosive pour la TPE-PME et être source de conséquences financières en cas de contrôle ou de contentieux. Enfin, selon la taille de l’entreprise, les gains de productivité vont varier. Le gérant d’une TPE pourra se concentrer véritablement sur son cœur de métier quand dans les PME, le responsable RH souvent chargé de la paie pourra gérer et développer tous les autres aspects des ressources humaines, essentiels au développement de l’entreprise. N'oublions pas que l’entreprise a la possibilité, si un litige survient, de reporter la responsabilité de la faute sur son prestataire qui doit être couvert pour ce type de risque. Toutefois, si l’erreur est due à une absence d’information ou une information erronée du client, la responsabilité incombe alors à l’entreprise cliente.

A qui externaliser ?

Le cabinet comptable : les TPE et les petites PME qui n’ont pas de service comptabilité ont recours au cabinet comptable qui assure en plus de la tenue des comptes le volet social. Cela nécessitera néanmoins d’avoir recours à un cabinet bénéficiant d’un pôle social à part entière où cette expertise est reconnue. La paie et la comptabilité sont deux domaines à la fois différents et complémentaires !

Le gestionnaire de paie indépendant : à l'instar du cabinet comptable, il faudra s’assurer de la qualification et du sérieux de ce prestataire indépendant. En général, les gestionnaires de paie indépendants sont mieux équipés pour l'échange des informations nécessaires à la réalisation des bulletins de paie (plateformes d'échanges collaboratives) et entretiennent une relation étroite avec l’aide d’un gestionnaire dédié qui connaît et maîtrise les spécificités de son client.

Les prestataires qui interviendront fixeront leurs tarifs librement dans la mesure où il ne s’agit pas d’une activité réglementée. Il faudra compter en moyenne vingt à trente euros par bulletin de paie, selon les particularités et secteurs d’activités. De même, l’entreprise veillera à budgéter les prestations annexes comme les embauches, les soldes de tout compte, les contrats de travail et avenants, voire les heures de conseils...

Comment bien gérer son externalisation ?

Même si l'externalisation est plus sûre, le dirigeant de TPE-PME doit la piloter correctement. Tout d’abord, en assistant le prestataire externe, notamment en matière de préparation des données et de contrôle. Mais aussi en termes d’analyses : c’est l’occasion d’acquérir une vision plus globale et prédictive en matière de pilotage de la masse salariale. De même, le dirigeant pourra se concentrer sur la formation, l’avancement, le suivi et le recrutement des collaborateurs. Au-delà des chiffres et de la compression des charges, l’externalisation de la mission paie renforcera en de nombreux points la dimension humaine des relations interpersonnelles dans l’entreprise.

Enfin, la crise sanitaire a apporté son lot de complexités : recours au chômage partiel ou au télétravail, adaptations réglementaires et sociales, déclarations en ligne complémentaires... autant de motifs à prendre en compte pour externaliser la gestion de la paie et gagner en sérénité !

Grégoire Leclercq, Directeur Général Délégué, Groupe EBP