Lorsque l’employeur met à la disposition permanente d’un salarié un véhicule, qu’il en soit propriétaire ou locataire, alors un avantage en nature doit être quantifié et soumis à cotisations lorsqu’une utilisation privée en est faite. Le groupe de travail Ressources humaines d’Absoluce explique comment cet avantage doit être calculé.
Cette mise à disposition permanente d'un véhicule permet donc au salarié d’utiliser à titre privé (de fait en dehors du temps de travail) un véhicule professionnel (samedi et dimanche, jour férié ou pendant ses congés par exemple).
Les deux méthodes d’évaluation pour l’assiette des cotisations
Il existe deux méthodes d’évaluation distinctes. L’avantage en nature peut être évalué soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait annuel.
La méthode d’évaluation n’est pas obligatoirement la même pour tous les salariés au sein d’une même entreprise.
L’évaluation forfaitaire doit néanmoins s’appliquer obligatoirement si les dépenses engagées ne peuvent être circonstanciées ou en cas d’évaluation au réel sans pouvoir prouver le kilométrage privé.
Véhicule électrique
Pour les véhicules mis à disposition entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique (non hybrides), les dépenses prises en compte pour calculer l’avantage en nature ne doivent pas tenir compte des frais d’électricité engagés par l’employeur pour la recharge du véhicule. En outre, elles sont évaluées après application d’un abattement de 50 % dans la limite de 1 800 euros par an.
L’évaluation sur la base des dépenses réellement engagées
Pour un véhicule acheté
Les dépenses réelles comprennent : l’amortissement du véhicule TTC, sur 5 ans à hauteur de 20 % par an, l’assurance, les frais d’entretien TTC (par exemple : révisions, changements de pneumatiques, vidanges...).
Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage de l’amortissement à retenir est de 10 %.
Pour un véhicule loué ou en location avec option d’achat
Les dépenses réelles comprennent le coût global annuel de la location, auquel il faut ajouter l’assurance et les frais d’entretien TTC.
La valeur de l’avantage en nature s’obtient en appliquant au total ainsi obtenu le rapport existant entre le kilométrage parcouru par le salarié pour son usage personnel et le kilométrage total et en ajoutant, le cas échéant, les frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.
Attention : lorsque l’employeur ne peut pas prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’Urssaf sera amenée à procéder à une régularisation sur les bases forfaitaires.
L’évaluation sur la base d’un forfait
Pour un véhicule acheté
L’avantage est égal à 9 % du coût d’achat TTC (6 % si le véhicule a plus de 5 ans).
Si l’employeur paie le carburant, cet avantage supplémentaire est retenu soit pour son montant réel, soit par une majoration de l’ordre de 3 %, soit par une évaluation à 12 % du coût d’achat TTC (9 % si le véhicule a plus de 5 ans).
Pour un véhicule loué ou en location avec option d’achat
Lorsque le salarié paie ses frais de carburant, l’évaluation qui découle de l’usage privé est égale à 30 % du coût global annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance.
Si l’employeur paie le carburant, l’évaluation se fait :
- sur 30 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance) plus frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles ;
- ou sur 40 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).
L’évaluation ainsi obtenue ne peut dépasser le calcul évalué selon la règle applicable en cas de véhicule acheté.
De plus, il s’agit d’un forfait annuel qui doit éventuellement être effectué au prorata du nombre de mois pendant lesquels le véhicule a été mis à la disposition effective du salarié, notamment lorsque celle-ci intervient en cours d’année.
Répartition des kilométrages privés et professionnels
L’employeur peut faire appel au système déclaratif pour déterminer le kilométrage privé et professionnel, mais il n’a qu’une valeur probante réduite : ce n’est qu’un commencement de preuve...
L’administration considère que l’employeur peut démontrer le kilométrage parcouru à titre privé par différence avec le kilométrage effectué à titre professionnel du kilométrage total du véhicule.
Dans les deux cas, les carnets de bord, d’activité journalière, de visite ou de rendez-vous clientèle peuvent constituer des éléments de preuve suffisants du kilométrage à titre professionnel.
Point de vigilance : l’évaluation de l’avantage en nature d’un véhicule doit être effectuée de manière précise. En cas de contrôle Urssaf, une évaluation erronée fera l’objet d’un redressement de cotisations qui, sur trois années, pourrait avoir une incidence financière importante.
