Les Journées 2017 du Club Fiscal ont été l’occasion pour l’administration de Bercy, en les personnes d’Alexandra Blanc-Jeanjean et de Nicolas Doremus, de s’exprimer à l’attention des professionnels du chiffre, sur l’épineuse question des logiciels ou systèmes de caisse certifiés, lesquels devront être adoptés par les commerçants à partir de janvier de l’année prochaine.

Qui est concerné par l’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié ?

Dans le but de lutter contre la fraude fiscale et plus particulièrement, contre la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée, l’article 46 du projet de loi de finances 2018 prévoit l’obligation pour les professionnels de présenter un logiciel de caisse certifié à compter du 1er janvier de l’année prochaine.

Plus précisément, sont concernés par cette mesure les assujettis à la TVA, à l’exclusion des micro-entrepreneurs, qui proposent des biens ou services à des personnes non assujetties – c’est-à-dire dans le cadre d’un commerce « B to C » – et qui enregistrent leurs opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse.

La question clé devient alors : qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse au sens de l’article 46 du projet de loi de finances 2018 ? La DGFIP retient trois catégories de dispositifs concernés :

• les systèmes de caisse autonomes, souvent dénommés « caisses enregistreuses » : ils ont la capacité d'inscrire des données de règlement mais ne peuvent pas être paramétrés pour un fonctionnement en communication avec d'autres dispositifs d’encaissement ;
• les systèmes de caisse reliés à un ensemble informatisé, capables d'enregistrer, de sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel ;
• enfin, les logiciels d'encaissement installés sur un ou plusieurs ordinateurs (en réseau ou non) qui incorporent une gestion comptable et financière.

Bon à savoir : il existe des caisses enregistreuses physiques dédiées. Ce sont les dispositifs les plus simples. D’un coût modéré (moins de 500 euros), ils permettent de préserver les habitudes du commerçant malgré la réforme à venir.

En quoi consiste précisément l’obligation de disposer d’un système de caisse certifié ?

Les personnes qui entrent dans le champ d’application de l’article 46 du projet de loi de finances pour 2018, doivent présenter un logiciel ou système de caisse répondant à quatre caractéristiques :

• l’inaltérabilité des données d’origine, avec un détail daté des opérations et corrections (à la seconde près) ;
• la sécurisation des informations d’origine et des modifications (par chaînage des enregistrements ou signature électronique) ;
• la conservation des données pendant six ans dans le logiciel en maintenant un accès pour les vérificateurs ;
• enfin, l’archivage annuel ou par exercice.

La preuve du respect de ces critères s’obtient via une certification par un organisme accrédité, concrètement INFOCERT ou LNE, ou bien par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration.

Attention : dans le cas où l’entreprise effectuerait des développements internes sur le système ou logiciel de caisse, une nouvelle certification sera obligatoire dans la mesure où l’une au moins des quatre conditions serait impactée. Le principe suivant est en effet retenu pour résoudre les « cascades de responsabilité » : se porte garant la dernière personne qui effectue un changement sur le logiciel, affectant l’un des quatre critères.

Il faut noter pour finir que l’administration fiscale disposera d’un droit de contrôle inopiné sur ces questions, durant les heures ouvrables de l’entreprise. Le non-respect de l’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié se soldera par une mise en demeure de se mettre en règle, puis le cas échéant, par une amende à hauteur de 7 500 euros par version non conforme de logiciel utilisé.

Hugues Robert