Elle arrive, la bête noire de l'expert-comptable : la période fiscale ! Souvent mal vécue à cause de son rythme effréné, elle n'est peut-être pas une fatalité. Le surmenage, les journées interminables et le manque de sommeil peuvent-ils être évités ? Le Monde du Chiffre recense les bons réflexes à adopter pour une période fiscale plus sereine.
La numérisation au service de l'expert-comptable
La période fiscale dans un cabinet traditionnel non digitalisé, c’est 25 % de temps passé sur la collecte et la relance des clients, 35 % de temps dédié au traitement et à la saisie des données. Et c'est surtout neuf professionnels sur dix qui travaillent au moins un jour le week-end... Dans un cabinet digitalisé en revanche, c’est 10 % de temps passé sur la collecte et la relance des clients, même chose sur le traitement et la saisie, puis un ratio moyen de quarante clients par collaborateur.
Équiper son cabinet et ses clients d'une solution de numérisation représente ainsi une énorme plus-value et un gain de temps non négligeable durant cette période de rush.
La transmission rapide et simple, via l'appareil photo de son smartphone, des pièces au format électronique lisse la collecte dans le temps. Plus difficile alors pour l'expert-comptable de se laisser déborder. Autre gain de temps : la saisie automatique. Les données sont extraites des documents grâce à la reconnaissance optique des caractères. Il reste au professionnel à transférer les informations dans le logiciel comptable.
Le stockage des pièces dans un cloud sécurisé donne en outre un accès facile en temps réel aux données indispensables aux déclarations de résultat et leur centralisation permet de mettre en place des méthodes de travail collaboratives. Ces logiciels de gestion et de comptabilité précieux ne se suffisent cependant pas à eux-mêmes.
L'importance d'une bonne méthode organisationnelle
Anticipation, préparation et organisation sont sans doute les maîtres-mots d'une période fiscale apaisée. Les mois qui la précèdent doivent être employés à traiter les dossiers en attente, envoyer des lettres de bilan ou convoquer les clients... En un mot, il faut se mettre à jour voire prendre de l'avance pour ne pas se laisser déborder dès le mois de janvier. La méthode des 4 P peut ensuite être un bon mantra :
- Processus : il s'agit de décomposer chaque mission en petites tâches que plusieurs collaborateurs pourront accomplir.
- Planification : les missions doivent être intégrées à un rétroplanning afin de disposer d’une vue d'ensemble sur les travaux en cours et être armé pour respecter les délais.
- Pilotage : planifier ne suffit pas, il faut aussi surveiller. Chaque tâche doit être suivie dans son avancement de manière à bloquer tout impondérable.
- Productivité : efficacité n'est pas synonyme de quantité mais de qualité. Le fonctionnement en mode « monotâche » est le meilleur moyen de restaurer la productivité globale.
Avec des temps de pause aménagés, la performance sera au rendez-vous.
Alice Magar
