Les innovations numériques, la concurrence accrue, le mode de travail hybride et l’évolution des demandes du marché ont obligé les cabinets à changer leur manière de fonctionner pour mieux servir leurs clients. Pour rester compétitifs, ils ont dû faire évoluer leur offre et renforcer leur expertise.

Cependant, la gestion archaïque de l’information freine leur transformation et leur capacité à innover pour améliorer l’expérience client. Voici les cinq défis majeurs à relever pour tirer profit d’une meilleure gestion de l’information.

Simplifier et centraliser la gestion des documents internes comme externes

Tout temps passé à rechercher des documents est une source de frustration pour le personnel comme les clients.

Les experts-comptables doivent s’affranchir des solutions de gestion de l'information désuètes utilisant encore les structures arborescentes traditionnelles des dossiers pour stocker l'information. Ils doivent privilégier une application logicielle intelligente qui exploite de nombreuses sources de données, archive et conserve de manière centralisée les emails, les documents clients et les produits livrables, s'intègre aux systèmes existants tels qu'un ERP ou un CRM et permet au personnel de rechercher et d'accéder facilement aux informations dont il a besoin pour effectuer le cœur de son métier.

Se conformer aux exigences légales

Les cabinets d’expertise comptable et d’audit gèrent chaque jour de gros volumes d’informations confidentielles qui doivent être sécurisées à tout prix. Une violation de données peut non seulement être coûteuse pour les organisations, IBM estimant le coût moyen pour une entreprise à environ 4,24 millions de dollars, mais elle peut également nuire à l'image et à la réputation d'un cabinet et briser le lien de confiance entre l'entreprise et le client.

Une gestion efficace et intelligente de l'information garantit que l'accès aux documents est réservé aux employés concernés, en quelques minutes et non plus en quelques jours. Des workflows, des contrôles internes et des rapports assurent un meilleur niveau de conformité, une meilleure protection des données et de la propriété intellectuelle des clients, et réduisent les risques.

Permettre le travail hybride et retenir ses employés

Alors qu’une pénurie de compétences frappe le secteur, les cabinets doivent faire tout leur possible pour attirer, développer et retenir les talents en offrant un environnement de travail hybride hautement collaboratif et gratifiant. Les systèmes de gestion documentaire intégrés dotés de workflows permettent d’éliminer les silos de données pour que différentes équipes puissent partager efficacement l'information, ce qui évite de « réinventer la roue ». Une plateforme numérique conduit les collaborateurs à être plus productifs et favorise la collaboration en interne et avec les clients, ce qui rend leur mission plus épanouissante et augmente la probabilité qu’ils restent dans le cabinet.

Interagir avec les clients, via des outils numériques

Alors que le numérique est partout aujourd’hui, un défaut de communication peut entraîner la perte de clients. Grâce aux innovations dans les outils de gestion de l’information et de collaboration, les cabinets peuvent échanger, rendre l’information accessible instantanément et ainsi augmenter la productivité et donc la satisfaction du client. Le passage des processus manuels fastidieux à un environnement numérique permettant l’automatisation libère du temps au collaborateur pour se consacrer à l’entretien de la relation avec le client, au profit de ce dernier et du chiffre d’affaires du cabinet.

Faire cohabiter plusieurs applications

L’évolution des logiciels de comptabilité a conduit de nombreux cabinets à élargir leur portefeuille de services et à tirer parti de solutions complexes d'analyse de données pour une application dans tous les domaines.

Si elles ont permis des gains considérables en termes d’efficacité, elles ont aussi créé un environnement informatique plus complexe et des silos de données. En améliorant les transferts entre les systèmes et en utilisant des workflows et une gestion intégrée des documents, les cabinets d’expertise comptable et d’audit réduisent grandement le temps consacré aux activités administratives et permettent aux employés de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.

Les experts-comptables doivent abandonner le stockage inefficace et peu sûr des documents pour adopter une solution intégrée de gestion de l’information qui offre un accès facile et contrôlé aux documents tout au long de leur cycle de vie. Une telle solution doit être dotée de workflows et permettre de centraliser l’information et de sécuriser les tâches administratives, tout en offrant aux clients un portail pour accéder facilement à leurs documents, leurs factures, leurs paiements.

Ville Somppi, Vice-Président, Professional Services Solutions, M-Files