Une récente enquête de Deloitte auprès de directeurs financiers révèle que, bien qu’un vent d’optimisme ait soufflé après la pandémie, ceux-ci conservent généralement une stratégie défensive, avec une appétence pour le risque inférieur à la moyenne.

Par conséquent, beaucoup se concentrent sur le contrôle des coûts et la constitution de réserves de trésorerie. En outre, en raison de la volatilité de l'économie, de nombreux directeurs financiers se trouvent confrontés à leurs hantises ; cela vaut autant pour la gestion des voyages que les dépenses. SAP Concur revient sur les trois principales hantises des directeurs financiers, la manière dont ils peuvent les combattre et, en retour, améliorer leur contrôle budgétaire.

La gestion sous-optimale du budget

L'une des pires hantises des directeurs financiers est la gestion sous-optimale du budget. Qu'il s'agisse de collègues qui ne suivent pas correctement les dépenses de leur service ou qui ne négocient pas des frais contractuels raisonnables, de nombreux facteurs peuvent conduire à une gestion budgétaire sous-optimale. Une gestion plus efficace des budgets se traduira par une plus grande précision des prévisions pour l’année fiscale à venir et celle d’après. Mais pour y parvenir, les directeurs financiers doivent d'abord établir des niveaux accrus de visibilité et de contrôle.

Plus les directeurs financiers ont de la visibilité sur leurs dépenses, plus ils pourront utiliser ces données pour identifier les tendances, négocier les tarifs des fournisseurs et réaffecter les liquidités pour libérer le fonds de roulement. La première étape consiste à unifier les solutions de gestion des voyages, des frais et des factures, afin que les équipes financières puissent intégrer et rationaliser les opérations et les processus d'augmentation des dépenses sans ajouter de ressources supplémentaires.

Grâce à des contrôles automatisés et personnalisables, les directeurs financiers peuvent maintenir la souplesse de leur entreprise, en ajustant les contrôles des dépenses en fonction de la politique de l'entreprise en matière de voyages et de dépenses, chaque fois que l'entreprise doit s'adapter ou pivoter. Ce n'est qu'à ce moment-là que les informations sur les dépenses leur permettront d'examiner l'impact des politiques sur les performances de l'entreprise et de continuer à optimiser la gestion de la trésorerie.

Une transformation lente

Comme le savent de nombreux directeurs financiers, la transformation peut prendre du temps ; cependant son pouvoir sur une entreprise n’est pas négligeable. De nombreuses entreprises ne sont pas prêtes à faire face à des bouleversements majeurs, ce qui a une incidence sur la vitesse à laquelle elles peuvent se transformer, et cela signifie qu'elles prendront un retard conséquent par rapport à leurs concurrents. En outre, l'état d'esprit des employés et des dirigeants peut avoir une incidence sur le rythme de la transformation. Les dirigeants et les employés doivent être en mesure de comprendre la valeur qu'ils peuvent apporter à la stratégie de transformation.

Le directeur financier est au centre de l'équipe dirigeante de son entreprise et, dans la plupart des cas, il sera le principal catalyseur de la transformation numérique, car c'est lui qui tient les cordons de la bourse. Selon l'IDC Travel & Expense Maturity Application Adoption Model, les équipes financières sont 36 % plus efficaces dans la saisie et la gestion des notes de frais une fois la transformation opérée.

Une communication cloisonnée entre les parties prenantes

Un manque de communication entre les parties prenantes risque d'étouffer la transformation numérique et de réduire l'efficacité. Pour remplir leur rôle et mener à bien la transformation numérique, les directeurs financiers doivent s'assurer qu'ils sont en contact et à l'écoute de toutes les parties prenantes pour savoir quelles tâches peuvent être automatisées pour accroître l'efficacité et où des défis sont à prévoir.

Avant d'entamer une première conversation avec les autres parties prenantes, les directeurs financiers doivent identifier les valeurs communes afin de pouvoir transmettre un message clair sur la manière dont cette transformation peut bénéficier à l'ensemble de l'entreprise et à son personnel.

En période de volatilité, d'autres perturbations peuvent également faire surface, mais en exploitant l'automatisation, la transformation et la capacité à aligner les points de vue des parties prenantes, les directeurs financiers sont plus à même de mettre leur organisation sur la voie de la réussite. En créant une expérience numérique continue pour leurs employés, les directeurs financiers facilitent le respect des règles, quel que soit l'endroit où ils travaillent, ce qui se traduit par une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des coûts.