Situé en Mayenne, l’Hyper U d’Evron amorce une nouvelle ère en étendant son espace commercial de 3800 à près de 5000 m2. En parallèle de cet agrandissement, la Direction Administrative et Financière de l’établissement a entrepris une transformation numérique majeure : la dématérialisation de la comptabilité, de la trésorerie, et des Ressources Humaines. Ce grand projet désormais abouti est raconté par Mickaël Grison, Directeur Administratif et Financier du magasin et par Frédéric Hébrard, Team Leader des chefs de projet Dématérialisation au sein de Konica Minolta.
Une enseigne pionnière dans la dématérialisation au sein de Coopérative U
Mickaël Grison, qui supervise six entreprises dont un hypermarché et un supermarché U, rappelle que Coopérative U, fondée en 1894, regroupe aujourd’hui 1200 commerçants de grande distribution et 73000 collaborateurs à travers quatre enseignes : Hyper U, Super U, U Express et Utile. L’Hyper U d’Evron, au cœur d’un bassin de population de 50 000 personnes, emploie 200 salariés, réalisant un chiffre d’affaires de 50 millions d’euros.
Le magasin est parmi les premiers du groupement à adopter les solutions de dématérialisation de Konica Minolta. Selon le Directeur Administratif et Financier : « notre projet s’est fondé sur des objectifs bien identifiés : réduire le coût du papier, de l’encre, de la collecte, du stockage et des transferts dans la transmission de documents en conformité avec les exigences de la Prise d’Audit Fiable (PAF), qui impose le respect strict des règles de facturation. »
Il ajoute « En tant qu'expert référencé au sein de Coopérative U, Konica Minolta était le partenaire idéal pour piloter cette transformation. Le projet répondait également à une attente forte des collaborateurs et plus globalement, des autres magasins U. »
Frédéric Hébrard, qui dirige le projet Coopérative U depuis 2020, indique : « En 2019, Coopérative U a publié un appel d’offre afin de référencer un outil de Gestion Electronique des Documents. En 2020, Konica Minolta est sélectionné pour bâtir la réponse définitive au travers de magasins pilotes. En septembre 2021, nous avons amorcé la commercialisation auprès des 1700 magasins U. »
La dématérialisation, un enjeu stratégique pour le Daf
La mission globale de Mickaël Grison est divisée en cinq axes : la gestion comptable, incluant le contrôle de gestion et le reporting, la gestion administrative, de la trésorerie, du crédit, du recouvrement et des relations bancaires, l'application du droit des affaires, y compris les aspects fiscaux.
Ancrer la dématérialisation au cœur de ces activités visait trois bénéfices principaux : « Nous attendions avant tout des gains de productivité, puis les automatismes avec nos logiciels U et de comptabilité, et enfin, de disposer d’une solution évolutive référencée au niveau du groupe et parfaitement adaptée à nos activités » précise le Directeur Administratif et Financier.
L’expert de Konica Minolta ajoute « l’objectif principal de la demande de l’Hyper U était la digitalisation des factures et de leur traitement avec une complète interopérabilité avec les outils comptables en place chez eux et leur ERP central ULIS ».
Une dématérialisation sur-mesure et évolutive avec les solutions Konica Minolta
En réponse aux besoins spécifiques de l’Hyper U, le fournisseur a prescrit une offre de dématérialisation incluant un noyau de GED couplé à un outil de reconnaissance automatique de document.
Frédéric Hébrard explique « Ces outils permettent non seulement de proposer des écritures comptables mais aussi de centraliser et de faire circuler les documents de manière hyper fluide et hyper simple. Les factures, par exemple, sont lues de façon dynamique avec leur bon de livraison et réception, facilitant ainsi la validation du bon à payer. »
Il souligne également : « Aujourd’hui ces solutions sont en place à l’Hyper U avec un volume potentiel de traitement allant jusqu’à 60 000 documents par an, sachant que nous pouvons faire évoluer le volume traitable bien au-delà en fonction du besoin. »
Un défi de taille dans la mise en œuvre : la course contre le temps
Le principal défi a été de respecter un calendrier serré « le processus d'implémentation s’est condensé dans un délai réduit de 6 mois pour l'ensemble du groupe, 3 mois pour la comptabilité, 3 mois pour les ressources humaines et la trésorerie. Grâce à une planification minutieuse et une coordination continue avec les équipes de Konica Minolta, nous avons relevé ce défi avec succès, permettant une transition rapide et efficace. » commente Mickaël Grison.
Un déploiement en 5 étapes clés
Frédéric Hébrard détaille les phases d’implémentation des solutions Konica Minolta :
1- une réunion de lancement
2- un atelier de personnalisation
3- le transfert de compétence, il ajoute « en distanciel pour le cas précis de la Coopérative U, mais nous pouvons mener ce transfert en présentiel sur site auprès des équipes. »
4- la phase « Validation de service régulier », ou la mise en application du transfert de compétence.
5- le passage en production.
Les conseils pratiques
Mickaël Grison partage 3 recommandations clés pour ses confrères qui n'ont pas encore sauté le pas de la dématérialisation :
« Commencez par une analyse préliminaire de l'organisation interne » Puis « Basculez vers une digitalisation complète des documents et processus ». « Accompagnez le changement en formant les équipes, en communiquant régulièrement sur les avancements du projet et en sollicitant leurs retours pour ajuster le déploiement au besoin. »
Il conclut « Ainsi, les entreprises peuvent maximiser les bénéfices de la dématérialisation tout en minimisant les perturbations durant la transition »
Cinq bénéfices tangibles de la dématérialisation
Le Directeur Administratif et Financier identifie cinq avantages pour son organisation : « un gain de temps considérable, une automatisation complète du traitement de la donnée, une réduction significative des erreurs et des doublons, une visibilité globale et en temps réel nettement améliorée. »
En termes d’impact environnemental, il observe aussi « une réduction drastique du papier, des coûts d'impression et de gestion des documents, tout est dans la démat ! »
Konica Minolta reconnu et recommandé
Mickaël Grison conclut en saluant l'expertise et le soutien du fournisseur de solutions technologiques « Malgré un processus 100% à distance, nous nous sommes sentis réellement soutenus par l’équipe de Konica Minolta. Sa disponibilité, en particulier pour le transfert des compétences et tout au long du projet, a été très appréciée. Pour ces raisons, je recommande l’expertise de Konica Minolta à tout confrère souhaitant réaliser une dématérialisation efficiente et sereine. »
En regardant l’avenir, le Directeur Administratif et Financier anticipe déjà son prochain défi : la réforme de la facturation électronique. « L'Hyper U d'Evron est totalement prêt ! » affirme-t-il avec confiance.
La transformation numérique de l'Hyper U d'Evron, guidée par Konica Minolta, marque une étape clé dans l'évolution de l'enseigne vers une gestion plus efficace et durable. Ce projet de dématérialisation a modernisé les processus comptables, de trésorerie, et des Ressources Humaines, tout en apportant des gains significatifs en termes de productivité, de réduction des erreurs, et de visibilité en temps réel. Fort de cette réussite, l'Hyper U d'Evron se positionne aujourd'hui comme un pionnier de la dématérialisation au sein de Coopérative U. L'expertise et le soutien de Konica Minolta ont été déterminants pour assurer une transition fluide, efficace et sereine.
