Le cloud est depuis plusieurs années plébiscité par le monde professionnel grâce aux nombreux avantages qu’il procure. Il a véritablement transformé le quotidien des entreprises en favorisant le stockage et l’échange de contenus beaucoup plus facilement, tout en apportant un aspect sécuritaire très important. Mais la gestion des flux documentaires nécessite une approche globale notamment pour les établissements financiers et bancaires. Toutes les contraintes spécifiques doivent être respectées à la lettre, notamment en considérant la structure IT et la logique de l’entreprise. La transformation digitale doit être prise au sérieux par les directions financières en adoptant une politique cohérente.

Le principal enjeu

Les systèmes d’information ont été profondément remodelés avec la dématérialisation. Les grandes banques et les établissements financiers sont les premières entreprises concernées et sont à suivre en exemple en matière d’IT. De nombreux investissements ont été réalisés dans ce domaine, mais devant la prolifération des solutions digitales se pose un problème majeur. Celui de la complexification des processus et de la cohérence de la gestion documentaire. De ce fait, un contrôle documentaire et financier conséquent doit être imposé et la limite de certains systèmes se fait alors directement ressentir. Le choix de certaines entreprises est peut-être judicieux sur le moment, mais devient très vite obsolète, car ne répondant pas aux différents enjeux stratégiques. Avant d’intégrer une plateforme spécifique, il est alors important de réfléchir sur sa compatibilité globale et sur son niveau de flexibilité. En choisissant des intégrations trop spécifiques, le système peut rapidement être trop fermé, rendant l’intégration et l’interaction avec d’autres logiciels complexes.

L’importance du processus documentaire

Lorsqu’un système de gestion de documents est dépassé ou défaillant, il n’arrive pas à prendre en considération la multiplication des versions de documents. Cela crée un problème de fluidité et la question du stockage fait bien évidemment surface. Le recours à un système d’archivage automatique semble être la solution de prédilection, notamment dans les systèmes bancaires où l’archivage occupe une place prépondérante. C’est pour cela que certains établissements se sont tournés vers des solutions modernes, permettant de conserver le contrôle sur un document sans l’obligation d’utiliser une interface applicative comme GED. Le cloud représente une solution de dématérialisation avantageuse pour les établissements financiers en ayant recours à des environnements comme Azur ou Salesforce. Cependant, les contraintes de la réglementation européenne peuvent soulever des problèmes déontologiques notamment par rapport aux conformités internes et spécifiques à l’entreprise.

Le recours à l’intelligence artificielle

Le constat est souvent le même, un document n’est pas utilisé dans sa totalité. Pour pallier cette problématique, il faut se tourner vers des solutions efficientes permettant d’utiliser beaucoup plus facilement les données de chaque document pour capitaliser sur ces informations. L’intégration de l’intelligence artificielle peut se faire dans un contexte applicatif pour apporter une vision plus concrète sur la valeur de l’information.

L’évolution de compétence

L’évolution digitale implique des changements profonds sur les emplois. Certains se sont perdus, d’autres se sont créés ou transformés. 50 % des entreprises choisiront de se tourner vers la transformation digitale, ce qui implique que les collaborateurs doivent être formés en conséquence pour accomplir leur mission. De nouveaux postes doivent être pris en considération pour s’adapter aux nouveaux besoins et au virage de la dématérialisation. Encore une fois, un vrai travail de réflexion doit être fait en amont, car il s’avère très vite chronophage.

Thibault Finck, Celge.fr