A l’heure où les cabinets d’expertise comptable sont bien engagés dans la transformation numérique et appelés à élargir le spectre de leurs interventions, il est paradoxal de constater que la planification des tâches de leurs collaborateurs se trouve encore gérée par des feuilles Excel.
Il apparaît pourtant plus fondamental que jamais d’assigner la bonne personne au bon projet et au bon moment ! C'est la mission que s'est fixée Beeye avec son outil de planification intelligent simple et visuel.
Tout change, sauf la gestion du plan de charge ?
La profession comptable est aujourd’hui en proie à de nombreuses mutations, tant du fait des outils mis à sa disposition que de l’évolution de la réglementation, du durcissement de la concurrence et des nouvelles réalités de la gestion des ressources humaines.
Les aspirations des collaborateurs évoluent, comme l’a indiqué une récente étude de Fed Finance (1) : la rémunération constitue toujours une raison de changer de cabinet, mais les facteurs clés sont désormais la présence d’une meilleure ambiance de travail, un meilleur équilibre vie familiale / vie professionnelle et un management de meilleure qualité. En d’autres termes, l’organisation du travail n’a jamais eu autant d’importance dans la fidélisation des salariés d’un cabinet. Pour garder les meilleurs, il n’est d’autre choix que de mieux les responsabiliser dans la conduite de leurs missions et la gestion de leur temps.
La concurrence s’est durcie sur les missions traditionnelles : les tarifs des prestations comptables subissent de fortes tensions dues à la multiplication d’offres de services en ligne, dont le meilleur argument tient à leur dimension low cost. Une gestion au cordeau des ressources s’impose.
La profession a engagé sa transformation numérique. 87 % des cabinets ont initié des actions en ce sens, en hausse de 13 points par rapport à l’année précédente, selon le 4ème Baromètre Cegid de la transformation numérique (2).
La dématérialisation des pièces comptables et des documents destinés aux administrations, la saisie et l’affectation robotisée des factures, la production automatique d’indicateurs de performance et de tableaux de bord sont autant d’innovations qui apportent déjà des avantages sonnants et trébuchants. Les cabinets précurseurs évaluent à 30 voire 40 % les gains de productivité correspondants (3).
Le conseil n’est plus un serpent de mer : alors que les cabinets ne réalisaient encore en 2018 que 7 % de leur chiffre d’affaires en moyenne sur des prestations de conseil et d’accompagnement – un chiffre inchangé depuis 2002… – la loi PACTE ouvre la porte à de nouvelles opportunités de création de valeur, pour un potentiel marché évalué à 5,5 milliards d'euros par l’institut Xerfi (4). Parmi les nouvelles missions figurent par exemple la fiscalité, le droit, la RSE, les systèmes d'information, la protection des données et la cybersécurité, le conseil en épargne salariale, l'ingénierie financière, etc.
Autant de services, autant de temps homme à planifier ! Or, rappelle Adrien Sicard, CEO de Beeye, « les cabinets gèrent très bien le temps passé, via des feuilles de temps, mais très mal le temps futur ».
Les limites du modèle actuel
Conçu au début des années 80, Excel est un logiciel extraordinaire pour qui sait manier les tableaux croisés dynamiques. Il est à la base de la plupart des systèmes de gestion du temps qu’ont mis en place les cabinets pour gérer leur force de travail. Beeye propose du reste gratuitement un template de feuille de temps prêt à l’emploi.
Reste que l’outil n’est pas à la hauteur des challenges des temps nouveaux. Pour commencer, sa fiabilité est très aléatoire : non seulement « Excel ne refuse aucun chiffre », comme on l'entend souvent, mais surtout… 88 % des feuilles contiennent des erreurs (5), comme l’ont démontré les recherches universitaires du Professeur Raymond R. Panko. Et ce n’est pas à des comptables qu’on va expliquer les risques qui en découlent…
La saisie des temps s’avère aussi tristement chronophage. On évalue le temps de saisie des heures à environ 1,5 % des horaires de travail du collaborateur. Pour un cabinet de 200 personnes, cela représente pas moins de 3 ETP et donc une charge salariale d’environ 130 000 euros, auxquels on aimerait autant trouver de meilleures utilisations.
L’outil n’est pas particulièrement collaboratif, du moins au sens où on l’entend aujourd’hui : qui ne s’est jamais perdu dans les commentaires, si même ceux-ci ont été lus ? Pour les jeunes générations nées avec Slack, Teams, Trello, Stride, Fleep et consorts… la feuille de calcul, c’est carrément le Moyen Âge !
Enfin, si l’analyse des temps permet de constater qu’un dossier est en boni ou en mali, elle présente un défaut majeur en ne permettant pas d’expliquer pourquoi. Des honoraires trop bas ? Des collaborateurs trop lents ? Des outils inadaptés ? Trop de « cadeaux » faits aux clients ? Un process interne inadapté ? Dirigeants et managers en restent trop souvent réduits aux conjectures…
Dans une profession qui connaît de profondes mutations, l’essentiel n’est pas tant de disposer d’un constat du passé que d’une vision de l’avenir. « Qui travaille sur quoi ? Qui est disponible ? Qui faut-il recruter ? Avec quel profil ? Un junior, un senior ? Un permanent ou un consultant ? Et surtout : combien facturer mes services ? Les vraies questions restent en suspens », conclut Adrien Sicard.
Dommage de ne pas disposer d’un outil vraiment adapté à la profession, tant une planification mal faite a toujours des conséquences :
- le mécontentement des clients : retards, coûts, doutes sur les capacités des collaborateurs… ;
- la perte de temps des associés et des managers, forcés d’intervenir en « pompiers » dans la rectification des erreurs et les modifications in extremis, sans oublier les heures passées en analyse ;
- la perte de motivation des collaborateurs : surcharge de travail, échéances courtes et changeantes, manque de visibilité, manque d’autonomie dans la conduite de leurs missions…
« A partir de vingt personnes, Excel ne suffit plus à un cabinet. Chaque corps de métier dispose d’un outil. Beeye est celui des experts-comptables qui ont une équipe à gérer au jour le jour », résume Adrien Sicard.
Se poser les bonnes questions et disposer du moyen d’y répondre
Pour toute société de services, rester compétitif et répondre aux besoins du marché passe nécessairement par une excellente planification des ressources humaines, via la gestion du plan de charge et l’affectation des tâches aux collaborateurs (staffing).
Les cabinets d’expertise comptable nécessitent une planification particulièrement fine, due à la diversité des missions, traditionnelles et nouvelles, et des compétences à leur associer, afin d’assigner à chaque fois le profil idéal à partir d’un grand nombre de critères :
- les compétences opérationnelles ;
- l’expérience acquise ;
- la connaissance spécifique du client considéré, de son secteur ;
- le grade, l’ancienneté, le taux horaire ;
- la présence permanente ou à temps partiel ;
- la localisation géographique (y compris le télétravail) ;
- et naturellement, la disponibilité : congés, absences et assignation sur d’autres tâches définies comme prioritaires.
Cette mission est-elle une bonne mission ? Ce client est-il un bon client ? Quelle est la juste facturation (au temps passé ou au forfait) de nos services ? Pour répondre aux questions clés, managers et associés doivent disposer d’indicateurs fiables et opérationnels : rentabilité, taux d'utilisation des ressources, gestion des coûts, des dépenses et des marges... et pouvoir comparer le réel au planifié.
Pour une planification intelligente, simple, visuelle et collaborative
Beeye propose d’améliorer de façon durable la rentabilité et le bien-être des cabinets d’expertise comptable en leur permettant de mieux gérer leurs ressources grâce à un outil de planification spécialisé, véritable assistant intelligent pour affecter chaque client et chaque mission au collaborateur idéal, gérer les conflits de planning, préparer le reporting et améliorer le service, en temps réel.
Le planning est partagé : les collaborateurs sont impliqués dans sa construction et sa remise en cause. Ils sont ainsi responsabilisés à la gestion de leur temps, à leur productivité et à leur efficacité. La saisie de leurs feuilles de temps est automatisée et ils bénéficient d’alertes sur le temps écoulé par rapport au volume budgété. De son côté, le management dispose d’une visibilité complète de la charge de travail de chacun, présente et à venir, et de rapports pour mieux gérer la rentabilité de leur portefeuille clients et programmer leurs recrutements (6).
Planifier les missions aujourd’hui et anticiper celles de demain : Beeye apporte aux cabinets l’outil de gestion de production qui leur manquait.
Créée en 2014, Beeye a été reconnue comme l'une des 9 startups les plus innovantes au Canada et sélectionnée par Microsoft parmi les « Great Canadian Innovators ». Sa première levée de fonds vient d’être finalisée auprès de 24 investisseurs stratégiques internationaux issus du monde du service et de la banque d’investissement. Pour aller plus loin : https://www.mybeeye.com.
(1) « Attirer, rémunérer, fidéliser les collaborateurs comptables », Fed Finance, octobre 2018
(2) Baromètre Cegid de la transformation numérique des cabinets d’expertise comptable, octobre 2018
(3) https://www.cegid.com/fr/blog/cabinet-gain-productivite-dematerialisation/
(5) http://panko.shidler.hawaii.edu/SSR/Mypapers/whatknow.htm
(6) L’offre de Beeye en matière de recrutement se complète d’un partenariat avec https://viedecomptable.fr/
