Dans les cabinets d'expertise comptable, la digitalisation a fait une entrée remarquée ces dernières années. De nombreuses technologies permettent déjà d'automatiser différentes fonctions à faible valeur ajoutée et particulièrement chronophages, telles que la saisie, la paie ou la gestion des flux de documents. Mais une telle transformation ne se décrète pas et doit être soutenue par quelques bonnes pratiques...

Opter pour une automatisation à 100 %

L'automatisation d'une fonction ou d'un processus ne doit jamais se faire à moitié, mais toujours à 100 %. Prenons l'exemple d'un collaborateur réalisant de la saisie comptable depuis des années et à qui l'on propose le soutien d'une technologie prenant en charge 80 % de ce travail. Le collaborateur étant obligé de faire une partie du travail de la machine, il reprend manuellement tous les éléments et les vérifie. Il passe donc autant de temps à vérifier qu'à faire lui-même, le gain de productivité lié à l'arrivée de cette technologie est nul ou très loin de celui escompté.

La digitalisation à marche forcée : mauvaise idée

Certains collaborateurs sont plus appétents que d'autres aux nouvelles technologies, plus ouverts au changement, conscients de la pénibilité d'une tâche et de la nécessité de faire évoluer leur métier. Charge à la direction de les identifier et de leur proposer d'être les premiers testeurs d'une nouvelle solution digitale. Celle-ci sera déployée sur un petit périmètre. Une fois que ces « early adopters » l'auront apprivoisée puis validée, ils deviendront ses meilleurs ambassadeurs et participeront à sa généralisation au sein du cabinet simplement en donnant envie aux autres de s'affranchir de certaines tâches pénibles et répétitives.

Éviter l'effet Big Bang

Remplacer du jour au lendemain une méthodologie par une autre conduit presque toujours à une baisse de productivité ou de qualité. Les révolutions, aussi formidables soient-elles, ne se font pas en un jour. L'acceptation du changement demande du temps tout comme la prise en main d'un outil qui repense une pratique métier. Les cabinets privilégieront donc une utilisation en parallèle de l'ancienne pratique. De la même façon, mieux vaut éviter de changer différents processus en même temps, ce qui pourrait conduire à un véritable tsunami dans le cabinet. Enfin, comme certains dossiers complexes ne pourront jamais être totalement automatisés, il est essentiel de ne pas systématiquement substituer un processus métier à un autre.

Ne rien imposer et rester à l'écoute

La capacité du cabinet à « embarquer » ses collaborateurs est fondamentale lors de l'adoption d'un nouvel outil d'automatisation. Son utilisation ne doit jamais être imposée mais suggérée et se faire sur la base du volontariat. Au fur et à mesure que les collaborateurs se familiariseront avec lui, ils en convaincront d'autres de se lancer. Le management doit rester bienveillant et à l'écoute pendant cette phase d'adoption, afin de détecter les personnels les moins à l'aise avec de nouveaux outils et qui nécessiteront une approche personnalisée de la conduite du changement, voire un accompagnement externe.

Accompagner la transformation des métiers

Une transformation digitale conduit inévitablement à une transformation des métiers. Elle doit donc s'inscrire dans une vision à trois ou cinq ans du cabinet, être expliquée et acceptée par l'ensemble des collaborateurs. Les bénéfices qui en seront retirés à tous les niveaux (baisse de la pénibilité, augmentation de la satisfaction client, développement de nouveaux services autour du conseil…) doivent être clairement identifiés et présentés, ainsi que le caractère inéluctable de la transformation de la profession : les cabinets qui sont en route vers une digitalisation complète de la saisie comptable par exemple sont de plus en plus nombreux et sont mieux armés pour faire face à de profonds bouleversements.

Au final, le principal signe d'une transformation réussie, ce sont des collaborateurs qui se demandent comment ils faisaient avant l'arrivée de la technologie ! La rupture se mesure ainsi à cette petite phrase : « Je serais incapable de revenir en arrière, je ne fais plus le même métier ! »

Thomas Bourgeois, CEO de Dhatim