Les employeurs sont autorisés à dématérialiser les bulletins de salaire sans l’accord express des salariés. Le groupe de travail RH d’Absoluce explique l’intérêt de cette mise en place pour les employeurs et les salariés, et les conditions à respecter.
La dématérialisation des bulletins de salaire est-elle obligatoire ? Quels sont les avantages ? Comment la mettre en place ?
Qu’est-ce que le coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort électronique, aussi appelé coffre-fort numérique, est un espace digitalisé à la fois personnel et sécurisé. Le coffre-fort électronique n’est pas seulement un espace de stockage à distance, il sert aussi et surtout à garantir la protection et la confidentialité des documents qu’il contient.
Depuis le 1er janvier 2017, le Code du travail autorise l’employeur à dématérialiser les bulletins de salaire via l’utilisation d’un coffre-fort électronique.
Comment le mettre en place ?
L’employeur peut procéder à la remise des bulletins de paie sous forme électronique de sa propre initiative. Chaque salarié dispose alors d’un espace personnel et l’employeur dispose également d’un espace sécurisé sur lequel sont stockés les bulletins de ses salariés.
L’employeur doit informer le salarié, un mois avant la première émission du bulletin de salaire sous forme électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous format électronique. Le salarié pourra en conséquence s'opposer à la dématérialisation de ses bulletins de paie dès le départ ou après la mise en place du dispositif, ce qui signifie qu'il pourra à tout moment demander de recevoir de nouveau ses bulletins de paie sous format papier.
Au moment de la mise en place, l’employeur doit déterminer les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :
- soit pendant une durée de cinquante ans ;
- soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5 (départ en retraite) augmenté de six ans.
Quelles sont les avantages pour l’employeur ?
Le recours au coffre-fort électronique apporte plusieurs avantages à l’employeur :
- Gain de temps : le service social se charge de déposer directement les bulletins de salaire pour l’employeur sur l’espace sécurisé des salariés.
- Sécurisation du process : il s’agit d’une solution sécurisée qui répond aux normes RGPD et permet de protéger les données numériques sensibles des salariés. Pour rappel, l’envoi des bulletins de salaire aux salariés en pièce jointe d’un mail n’est pas autorisé.
- Valorisation de la marque employeur : en proposant une solution digitale et sécurisée, l’employeur véhicule une image positive auprès de ses salariés.
Quelles sont les avantages pour les salariés ?
Le coffre-fort apporte également des avantages aux salariés :
- Accès aux bulletins de salaire à tout moment : le salarié peut accéder à ses bulletins de salaire (et à tout autre document qui y est stocké) en quelques clics et à n’importe quel moment avec une simple connexion internet.
- Archivage sécurisé : les bulletins de salaire sont archivés de façon sécurisée et cela évite ainsi la perte des documents. Même après son départ de l’entreprise, le salarié conserve l’accès à son coffre-fort électronique.
